Cartografia
Indexación y organización: la clasificación inteligente
Organizar y gestionar de forma inteligente una base de datos, para poder volver a encontrar y utilizar documentos de manera eficaz, debe ser previsto desde el inicio del ciclo de vida de una información.
Previamente a la digitalización, a la definición de los parámetros de seguridad y a la organización de la clasificación electrónica, habrá que pensar en la organización de la clasificación.
La clasificación inteligente es:
Un proceso de clasificación sencillo y automatizado que empieza con la digitalización y que va hasta a la clasificación en la carpeta adecuada, esto con un nombramiento del archivo significativo.
El documento a digitalizar debe contener en el cuerpo de su texto todos los elementos necesarios para su clasificación inteligente.
Estos elementos pueden ser :
- un código de barras
- unos campos fácilmente reconocibles para procesarlos con OCR
Ejemplo de aplicación:
Gestión de albaranes de actuación de reparadores
En los albaranes de los reparadores, un código de barras identifica el número de orden de la intervención. Detrás de los albaranes de actuación se pueden añadir los documentos relacionados a la tarea.
Todos los documentos pueden utilizarse en recto-verso.
1. - Con ScandAll los albaranes de actuación se digitalizan recto-verso en color, pasando de las páginas blancas, al formato Tiff mono-página.
2. - Terminada la digitalización, se transforman los archivos Tiff en formato PDF.
El elemento separador de documentos es el código de barras. Para cada código de barras crea un PDF con todos los documentos sucesivos.3. El PDF creado llevara como nombre de archivo el número de orden del albaran de actuación con cualquier otra información elegida por la empresa.
4. -Búsqueda en la biblioteca receptora si una carpeta esta ya abierta para esta intervención :
NO >> Creación de una carpeta y entrada de los archivos en esta carpeta
SI >> o bien la carpeta ya tiene un PDF con el mismo nombre y en este caso se entra en el archivo PDF, sino se entran los archivos creados en esta carpeta.
La clasificación inteligente puede variar según las necesidades de la empresa, los documentos digitalizados y clasificados.
El objetivo para alcanzar es de suprimir la mas gran cantidad de manipulaciones; de nombramientos de archivos, clasificación por copiar/pegar con los riesgos de equivocación inherentes, aunque la GED permite volver a localizarlos.
El ahorro de tiempo es considerable y por lo tanto, el R.O.I es muy rápido.
Nuestras soluciones de GED funcionan con los materiales estándares de digitalización del mercado y son compatibles con Windows al 100 %.